مدار

هو مشروع إدارة تنفيذ أنظمة تخطيط موارد الأعمال (ERP) في الجامعة، ورؤيتنا تقديم قصة نجاح في تنفيذ أنظمة تخطيط موارد الأعمال تكون منارة لكل باحث وساعي وراء النجاح، على أن تكون رسالتنا الإشــراف على تنفيذ مشـروع تخـطيط مـوارد الأعمال (GRP/ERP) ضمن أعلى مواصفات إدارة المشاريع العالمية في الجامعة، وبتطلعات التحول إلى مرجعية في تنفيذ أنظمة تخطيط موارد الأعمال بالجهات الحكومية والخاصة في المملكة العربية السعودية، وتوظيف الخبرات اللازمة لضمان نجاح تنفيذ أنظمة تخطيط الموارد، وإدارة التغيير في المنشأة بما يضمن تنفيذ الأنظمة الجديدة بشكل سليم ودون معوقات.

1- الخدمات المقدمة حالياً من مدار

( 1 ) النظام المالي العام.

( 2 ) النظام المالي للحسابات المستقلة.

( 3 ) نظام شؤون الموظفين وأعضاء هيئة التدريس.

( 4 ) نظام الرواتب والبدلات.

( 5 ) نظام المستودعات.

( 6 ) نظام مراقبة المستودعات.

( 7 ) نظام العهد.

( 8 ) نظام التدريب والابتعاث.

( 9 ) نظام الاتصالات الإدارية.

( 10 ) أنظمة المشتريات.

2- إحصائيات عن مدار

- أعداد المستخدمين
بلغ عدد المستخدمين على أنظمة مشروع مدار (6369) مستخدم منهم (3871) مستخدم يعمل بشكل فعلي على الأنظمة

- أعداد المستخدمين حسب كل نظام على النحو التالي:

عدد المستخدمين الفعالين

النظام

م

1

النظام المالي

106

2

نظام المشتريات -الشراء المباشر

208

3

نظام المشتريات (المنافسات)

101

4

نظام شؤون الموظفين

1480

5

نظام الرواتب

372

6

نظام المستودعات

520

7

نظام مراقبة المخزون

37

8

نظام العهد

122

9

نظام الاتصالات الادارية

3219

10

نظام الميزانية

21

11

نظام الابتعاث والتدريب

86

 

- تم تدريب أكثر من (4000) مستخدم في 750 قسم وإدارة وعمادة وكلية كالتالي:

م

اسم النظام

إجمالى المتدربين

تدريب عن طريق كوادر الشركة

تدريب عن طريق كوادر مدار

1

النظام المالي

94

48

46

2

نظام الاتصالات الإدارية

2648

288

2360

3

نظام المستودعات

341

20

321

4

نظام مراقبة المخزون

22

22

0

5

نظام العهد

52

16

36

6

نظام المشتريات

174

20

154

7

نظام المنافسات

78

20

58

8

نظام شئون الموظفين

667

100

567

9

نظام الرواتب

232

40

192

10

نظام التدريب والابتعاث

28

28

0

11

نظام الميزانية

15

15

0

الإجمالي

4351

617

3734

 

3- رسوم بيانية توضيحية

 

 

 

4- أهم الخدمات التي أضيفت لمدار

نقل بعض العمليات من الادارات الاساسية إلى إدارات الجامعة المختلفة، وذلك لتقليل الوقت اللازم لتنفيذ هذه العمليات وزيادة الدقة والسرعة في إدخالها، مثل:

  • تسجيل الاجازات واعتمادها وتمديدها.
  • الاستعلام عن بطاقة الموظف.
  • إعداد واعتماد المباشرات.
  • إدخال تقييم الاداء الوظيفي.
  • تكليف بمنصب إداري.
  • نقل العهد.
  • إرجاع العهد للمستودعات.
  • الاستعلام عن بطاقة عهدة الموظف.
  • طلب صرف مواد من المستودع.
  • إنشاء محضر استلام.
  • إنشاء محضر فحص.
  • إدخال بعض متطلبات الميزانية من بعض الجهات.
  • إعداد طلب تأمين مواد.
  • اختيار وتحليل العروض من الجهات الطالبة.
  • تسجيل منافسة.
  • تفريغ محضر فحص العروض.
  • تحليل العروض.
  • عملية التكامل مع أنظمة الجامعة الأخرى
  • الخدمات الالكترونية.
  • نظام القبول والتسجيل.
  • التكامل مع مشروع إتقان (مشروع مستودع البيانات في الجامعة).
  • أنظمة معهد الملك عبدالله (نظام مستشار)
  • التكامل مع أنظمة وكالة الجامعة للمشاريع (Maximo)

5- التحديات التي تواجه مدار

  • دقة وصحة إدخال البيانات.
  • الزيادة بأعداد المستخدمين.
  • عدم تفعيل بعض الخدمات من قبل بعض الإدارات.
  • التغيير المستمر في الإدارات وبصلاحيات الموظفين.
  • اتساع الجامعة وتعدد اللوائح والكوادر التي تحتويها.
  • الجمود في الإجراءات الحكومية وعدم إمكانية هندسة الإجراءات بالشكل المطلوب.

6- المشاريع المقررة للسنة القادمة

  • نقل عدد أكبر من العمليات لتنفذ من قبل الإدارات والكليات.
  • إضافة نظام الأرشفة الإلكترونية لمجموعة الخدمات التي تقدم مع نظام مدار.
  • تجديد عقد الصيانة مع الشركة.

7- الخطة المستقبلية لمدار

  • الانتقال بنظام الاتصالات الادارية لمفهوم المحتوى الشامل وتوحيد الاتصالات الادارية ومتابعة المهام.
  • الحصول على توصيف قاعدة البيانات لربطها على نظام تقارير منفصل وDash Boards.
  • إعادة هندسة بعض الإجراءات لتقليل الوقت اللازم لتنفيذ الأعمال.